Das Eisenhower Prinzip: Zeitplanung leicht gemacht

Ziel: Lerne durch das Eisenhower Prinzip die richtigen Prioritäten zu setzen, indem du deine Aufgaben in vier Kategorien einteilst.

Andere Bezeichnungen: Eisenhower Matrix

Anwendungsbereich: Zeitmanagement lernen, Visionen und Ziele setzen

Geschätzter Zeitaufwand: 15 Minuten

Benötigte Materialien: Stift, Papier, Eisenhower Matrix App oder einfach Notiz-App

Schwierigkeitsgrad: Einfach

Methoden, die dazu passen: One Minute To Do List, Pomodoro Technik

Was ist das Eisenhower Prinzip?

Das Eisenhower Prinzip ist eine Methode zum Prioritäten setzen. Sie geht auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück – daher der Name „Eisenhower Prinzip“. 😉 Das Eisenhower Prinzip kannst du sowohl für deine To Do’s im privaten als auch im beruflichen Leben anwenden.

Vielleicht hast du schon einmal festgestellt, dass du die Tätigkeiten, die dir eigentlich am wichtigsten sind, häufig aufschiebst, weil es eben andere dringlichere Aufgaben gibt, die SOFORT deine Aufmerksamkeit benötigen. Zum Beispiel eine E-Mail beantworten, die Steuererklärung fertig machen oder Wäsche waschen, damit dir die Socken nicht ausgehen.

Um das zu verhindern, teilst du mit dem Eisenhower Prinzip deine Aufgaben anhand der Indikatoren wichtig und dringlich in vier Kategorien (A, B, C, D) ein. Es ergibt sich folgendes Schema, auch genannt die Eisenhower Matrix:

Eisenhower Prinzip Schema mit vier Kategorien

DO FIRST (A): Wichtig und dringlich

Diese Aufgaben haben die höchste Priorität, weil sie wichtig UND dringlich sind. Es handelt sich zum Beispiel um akute Krisen oder Aufgaben mit einer kurz bevorstehenden Deadline. Deshalb: Anpacken! DO FIRST!

DO LATER (B): Wichtig aber nicht dringlich

Genau das sind die Aufgaben, die häufig aufgeschoben werden, für die einfach keine Zeit da ist – bis sie wieder dringlich werden. Das Eisenhower Prinzip dient letztendlich dazu, dass du mehr von DIESEN Aufgaben schaffst, denn es handelt sich oft um Dinge, die wir für uns selbst tun möchten, die unserer Persönlichkeitsentwicklung dienen. Beispiele sind Fortbildungen, neue Projekte, Projektplanung, ehrenamtliche Tätigkeiten usw. Die Devise lautet: Sich nach Bearbeitung der A-Aufgaben bewusst Zeit nehmen! DO LATER! (But DO!)

DELEGATE (C): Dringlich aber nicht wichtig

Diese Art von Aufgaben ist häufig ein nicht abreißender Strom. Selbst, wenn wir uns einzig diesen Aufgaben widmen würden, könnten wir ein ganzes Leben füllen. Das ist das Gefährliche daran: Wenn wir nicht aufpassen und Prioritäten setzen, nehmen uns diese Tätigkeiten – von aufräumen, E-Mails, klingelndem Telefon, Besprechungen, Post, Anfragen und sonstigen Unterbrechungen – die Zeit und Energie, welche wir für die A-Priorität und B-Priorität vom Eisenhower Prinzip bräuchten. Hier ist ein klares Nein oder „Jetzt nicht, später“ definitiv angebracht. Die eleganteste Methode ist natürlich: an andere abschieben. DELEGATE!

DELETE (D): Weder wichtig noch dringlich

Von diesen Aufgaben kannst du getrost Abstand nehmen. Sie gehören in den Papierkorb verschoben. DELETE!

Orientieren wir uns an der abgebildeten Eisenhower Matrix oben, ergibt sich mit dem neuen Wissen folgende Gewichtung für gutes Zeitmanagement: 

Eisenhower Prinzip Schema Gewichtung für gutes Zeitmanagement

So wendest du das Eisenhower Prinzip erfolgreich an

Und wie jetzt die graue Theorie im Alltag umsetzen, fragst du dich? Zum Glück geht das ganz einfach. Hier sind 3 Varianten für die Umsetzung des Eisenhower Prinzips:

Eine Eisenhower Matrix App nutzen

Das Eisenhower Prinzip via App anzuwenden, ist mit Sicherheit die unkomplizierteste und zeitsparendste Methode. Zudem hast du deine Liste immer bei dir. Lade dir dazu zum Beispiel diese App herunter. Folge den Anweisungen der App und sortiere deine Aufgaben in die vier Kategorien ein. Fertig!

Du willst keine extra App herunterladen? Auch eine einfache Notiz-App tut ihren Dienst. Lege dazu am besten für jede Kategorie eine neue Notiz an und benenne sie entsprechend dem Eisenhower Prinzip mit den Buchstaben A bis D oder DO FIRST, DO LATER, DELEGATE und DELETE.

Ein Notizheft für das Eisenhower Prinzip nutzen

Wenn du ein Notizheft benutzen möchtest, kannst du entweder für jede Kategorie eine Seite oder alle vier Kategorien auf einer Doppelseite anlegen. Je nachdem, ob es dir wichtiger ist, alles auf einen Blick zu haben oder mehr Platz für die Aufgaben. Wenn der Platz voll ist, lege eine neue Seite nach dem gleichen Muster an.

Klebezettel für das Eisenhower Prinzip nutzen

Gerade an deinem Arbeitsplatz kann es hilfreich sein, das Eisenhower Prinzip mit allen wichtigen To Do’s immer in Sichtweite zu haben. So verlierst du keine Aufgaben aus den Augen. Suche dir dazu eine freie Fläche an der Wand und hänge ein Whiteboard oder eine Pinnwand auf. Du kannst auch mithilfe von Krepp-Klebeband 4 Quadranten unterteilen. Versichere dich aber, dass das Klebeband auf der Wand keine Spuren oder Schäden hinterlässt.

Benenne die vier unterteilten Flächen mit den Buchstaben A bis D oder DO FIRST, DO LATER, DELEGATE und DELETE. Jetzt kannst du deine Aufgaben auf Klebezettel aufschreiben und in die jeweilige Kategorie der Eisenhower Matrix kleben. Hast du sie erledigt, nimmst du den Klebezettel einfach wieder ab.

Tipps, die dir bei der Umsetzung vor Eisenhower Matrix helfen

Tipp 1: Aktualisiere deine To Do’s regelmäßig. Streiche die Aufgaben, die du erledigt hast. Werfe mindestens einmal täglich einen Blick auf deine Eisenhower Matrix.

Tipp 2: Nutze nur die Kategorien A bis C. Alles, was in die Kategorie D (DELETE) reingehört, kommt sofort in den Papierkorb, ohne sie zunächst aufzuschreiben. So sparst du dir Arbeit.

Tipp 3: Solltest du zu den Menschen gehören, die am Arbeitsplatz ohnehin schon einen Haufen Klebezettel verwenden, oder wenn deine Kollegen dir Mitteilungen in Form von Klebezettelchen auf dem Schreibtisch hinterlassen, dann versuch dich an der Klebezettel-Methode für deine Eisenhower Matrix. Die halbe Arbeit ist sowieso schon getan und du musst den Zettel nur noch in die richtige Kategorie hängen.

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